Referat Organizacyjno - Administracyjny

Referat Organizacyjno-Administracyjny

Zadania Referatu

zapewnienie obsługi organizacyjnej i administracyjnej Wójtowi, zastępcy Wójta i Sekretarzowi
zapewnienie sprawnej organizacji i funkcjonowania Urzędu,
obsługa spotkań i zebrań organizacyjnych przez Wójta
przyjmowanie, rozdzielenie i wysyłanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz urzędu,
prowadzenie ewidencji korespondencji wpływającej i wypływającej z urzędu,
zapewnienie prawidłowego obiegu korespondencji w Urzędzie,
prowadzenie rejestru skarg i wniosków,
prowadzenie zbioru przepisów gminnych, przepisów ogólnie obowiązujących, uchwał Rady i zarządzeń Wójta,
prowadzenie dokumentacji związanej z działalnością Rady i jej komisji,
prowadzenie obsługi Rady i jej komisji,
organizowanie nadzoru i kontroli nad przestrzeganiem instrukcji kancelaryjnej i k.p.a.,
zarządzanie budynkiem i gospodarowanie lokalami biurowymi
prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez Radnych,
gospodarowanie środkami rzeczowymi, drukami, formularzami, zakup materiałów biurowych,
prowadzenie archiwum zakładowego i przekazywanie akt do archiwum państwowego,
prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
prowadzenie spraw socjalnych pracowników,
organizowanie szkoleń pracowników Urzędu,
przygotowywanie zakresów czynności kierowników referatów i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
utrzymywanie porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez Urząd,
prowadzenie spraw związanych z przeprowadzeniem wyborów i referendum,
planowanie działalności w zakresie obrony cywilnej,
opracowanie i aktualizowanie planów, programów, wytycznych i innych dokumentów, dotyczących przygotowania i działania obrony cywilnej w gminie, a także nadzorowania i koordynowania opracowań planów w zakładzie pracy,
organizowanie szkoleń i ćwiczeń obrony cywilnej oraz szkoleń ludności w zakresie powszechnej samoobrony, a także udzielania pomocy w realizacji przysposobienia obronnego młodzieży szkolnej,
przygotowanie i zapewnienie działań systemu powszechnego ostrzegania i alarmowania oraz systemu wykrywania skażeń,
tworzenie gminnej formacji obrony cywilnej i przygotowanie jej do sprawnego działania,
organizowanie ewakuacji ludności i zaopatrzenia dla ludności poszkodowanej w wyniku klęsk żywiołowych i zagrożeń środowiska,
zaopatrzenie ludności w sprzęt i środki ochrony indywidualnej,
organizowanie i prowadzenie akcji ratunkowej,
przygotowanie planu przyjęcia rozśrodkowania załóg zakładów pracy i pozostałej ludności na terenie Gminy,
przygotowanie i zapewnienie funkcjonowania budowli ochronnych i urządzeń specjalistycznych oraz przygotowania obiektów, urządzeń na potrzeby kierowania obroną cywilną,
koordynacja działań w zakresie ochrony płodów rolnych i zwierząt gospodarskich oraz produktów żywnościowych i pasz, ujęć i urządzeń wodnych przed środkami skażenia, przygotowanie Urzędu do działania w podwyższonej i pełnej gotowości obronnej oraz w czasie wojny,
prowadzenie spraw wojskowych w zakresie ustalonym przepisami,
udział w przygotowaniu poboru i jego przeprowadzenie,
opracowanie oraz utrzymanie w stałej aktualności planów i dokumentów wynikających z przepisów szczególnych między innymi systemu natychmiastowego uzupełnienia sił zbrojnych oraz świadczeń rzeczowych i osobistych na rzecz tych sił,
prowadzenie kancelarii tajnej,
realizowanie zadań wynikających z ustawy o ewidencji ludności,
prowadzenie kartoteki osób zamieszkałych na pobyt stały oraz systemu identyfikacyjnego,
prowadzenie kartoteki osób zamieszkałych na pobyt czasowy powyżej 2 miesięcy oraz skorowidza osób zamieszkałych do 2 miesięcy,
przekazywanie systemem elektronicznym danych wynikających z ruchu ludności oraz zmian w danych osobowych do RCI Pesel za pośrednictwem TBD,
współdziałanie z organami policji w zakresie przestrzegania przepisów meldunkowych,
prowadzenie spraw związanych z wydaniem dokumentów tożsamości i archiwum teczek osobowych wydanych dokumentów tożsamości w systemie komputerowym,
prowadzenie ewidencji cudzoziemców przebywających czasowo i stałe,
prowadzenie stałego rejestru wyborców, oraz przygotowanie spisu wyborców,
prowadzenie spraw związanych z rejestracją urodzeń, małżeństw zgonów oraz innych zdarzeń mających wpływ na stan cywilny osób - zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami,
wykonywanie zaleceń organu sprawującego nadzór pedagogiczny,
organizowanie konkursów na stanowiska dyrektorów szkół i przedszkoli,
prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy pracowników szkół i przedszkoli,
opiniowanie arkuszy organizacyjnych i przedstawienie do zatwierdzenia Wójtowi Gminy,
wykonywanie zadań wynikających z przepisów prawa w zakresie spraw oświaty,
zapewnienie ochrony informacji niejawnych,
okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów,
opracowanie planu ochrony jednostek organizacyjnych i nadzorowanie jego realizacji,
wyjaśnianie okoliczności naruszania przepisów o ochronie informacji niejawnych,
szkolenie pracowników o ochronie informacji niejawnych,
kontrola informacji niejawnych, oraz przestrzeganie przepisów o ochronie tych informacji,
bezpośredni nadzór nad obiegiem dokumentów niejawnych,
udostępnienie lub wydawanie dokumentów niejawnych osobom posiadającym stosowne poświadczenia bezpieczeństwa,
egzekwowanie zwrotów dokumentów zawierających informacje niejawne,
kontrola przestrzegania właściwego oznaczenia i rejestrowania dokumentów w kancelarii tajnej,
prowadzenie bieżącej kontroli postępowania z dokumentami zawierającymi informacje niejawne, które zostały udostępnione pracownikom,
ochrona systemów sieci telefonicznych,
zapewnienie ochrony fizycznej jednostki organizacyjnej.
Sporządzanie list płac Urzędu Gminy, GOPS, GOK i. gminnych placówek oświatowych.
Rozliczanie zasiłków chorobowych i macierzyńskich
Naliczanie składek ZUS i sporządzanie sprawozdań
Prowadzenie kart wynagrodzeń pracowników
Sporządzanie sprawozdawczości statystycznej odnośnie funduszu płac, zasiłków chorobowych i macierzyńskich,
Sporządzanie rozliczeń rocznych podatku dochodowego od osób fizycznych PIT 4R, PIT R, PIT 8AR, PIT 11 i PIT 40
Naliczanie podatku dochodowego od osób fizycznych od umów o pracę, umów zleceń o dzieło oraz rozliczanie z urzędem Skarbowym.
Prowadzenie całości spraw w zakresie zgłoszeń i wyrejestrowań pracowników z ZUS.
Prowadzenie spraw z grupowym ubezpieczeniem w PZU pracowników oświatowych.
Sporządzanie analiz budżetowych funduszu płac do projektowanego budżetu gminy.
Kompletowanie dokumentów w sprawach rentowych i emerytalnych pracowników.
Zezwolenia na sprzedaż alkoholu.

Szczegółowe informacje oraz pliki do pobrania dotyczące działalności gospodarczej znajdują się w Poradniku interesanta LINK